Une collaboration idéale entre Agence dev/com et Facilitateur

Tout les process d'agence sont en train d'évoluer. Les rapports client/prestataire, avec récupération de cahier des charges ou même le fonctionnement en appel d'offre ne sont plus viables et recherchés.

Nous entrons dans une aire de collaboration, partenaire/partenaire. Chacun son savoir-faire, chacun son expertise, mais tout le monde se retrouve régulièrement pour apporter sa pierre au projet. Tout le monde travaille ensemble le plus possible.

L'agilité est adaptée à ce nouveau paradigme pour gérer la conduite globale de projet, de son initiation au suivi post sortie.

Comment cette collaboration fonctionne en pratique ?


Prenons une agence de com/dev travaillant avec un grand groupe. Elle a généralement pour objectif de développer des projets de l'initiation à la sortie public et d'installer une relation de confiance long terme.

Pour que tout cela soit possible, il est nécessaire d’accompagner les équipes des grands groupes le plus tôt possible. La meilleure manière de gérer cela est de proposer des ateliers regroupant équipe de l’agence, équipe du groupe et au milieu pour faciliter et neutraliser les échanges, un facilitateur.

Pourquoi un facilitateur plutôt qu’un médiateur ?


Parce que le facilitateur va amener avec lui, en plus de sa posture, des outils, des méthodes permettant de mieux communiquer sans forcément avoir à parler et débattre. Il va faciliter l’écoute, les alignements d’idées et les décisions.

De plus, il est possible de faire intervenir des ateliers au milieu de cycles agiles, lorsqu’il y a des grands virages de développement, des refontes, des nouvelles versions etc… Ce que le facilitateur fait aussi.

Ainsi l’agence obtient ce qu’elle veut : un bon lancement de projet, un cahier des charge co-construit avec le groupe partenaire. Pendant les ateliers, ils ont pu se rencontrer aussi sur le plan humain et s’aligner sur un language commun apporté par le facilitateur. Il auront ensuite à charge toute la conduite et le suivi projet sur le long terme.

Le facilitateur obtient ce qu’il veut : il aide à l’initiation du projet, c’est un peu le lanceur de fusée. Ensuite, il fournit les guidelines nécessaires pour que l’agence puisse prendre la suite sur une démarche agile. Il interviendra à nouveau au besoin pour une prochaine grande phase du projet.

Le client obtient ce qu’il veut : il connait l’agence, leurs méthodes et expertises. Il participe activement à la conception des bases du projet. Il est acteur et non juste à la décision et validation. Le second effet est le rapprochement de ses propres équipes > faire travailler le décideur, le commercial, le service client etc… Tous ensemble alors que souvent ils sont chacun dans leur pôle.

Le combo Agence / Facilitateur extérieur est pour moi le combo idéal : on conserve ainsi un premier contact “neutre” avec le client, et une collaboration en étapes ou chacun a sa place.

De plus, l’équipe de l’agence se forme petit à petit à la posture facilitateur, découvre des méthodes venant du Design et peut renouveler régulièrement la vision sur ses propres process grâce à l’interaction avec cet “avis extérieur” qui varie suivant le facilitateurs partenaires.

Ce modèle de collaboration peut nourrir la transition des agences de toutes échelles qui ne sont plus assez agiles.

Quand on travaille suivant un process "classique" d'agence de Dev/Com, tout le monde sait maintenant que 50% des coûts est de l'ordre de l'anticipation. C'est tout simplement le coût pour "rentrer dans ses frais", "ne pas se planter de trop dans le chiffrage" mais qui n'a absolument pas de valeur pour le projet en lui-même.

De plus dans de nombreux cas, est-ce que 3 semaines de recherches et de benchmarks sont nécessaires, ou est-ce qu'il n'y a pas d'autres modèles plus efficient pour "rassurer" sur la construction d'un projet ?

Les hiérarchies complexes, les directeurs techniques et artistiques portant toute l'expérience de l'agence et qui étaient l'une des clés de réussite des agences à succès sont maintenant ce qui peut les ralentir. Ces agences luttent souvent à modifier leurs process et méthodes et à adapter leur structure existante à un monde qui n’a plus le temps de perdre du temps.
“Pourquoi un projet devrait prendre 8 mois, quand il peut être réalisé en 8 jours ?"

Pourquoi attendre pour se lancer dans une transition nécessaire ?


A l'antithèse des agences dites traditionnelles, ceux qui sauront gérer leur transition saurons mettre au centre l'agilité, l'apprentissage en boucles courtes tout en travaillant avec la diversité qui les entoure en philosophie circulaire.

Une équipe en interne à échelle humaine solide et très connectée humainement, ouverte sur des partenaires agiles qui sauront apporter un regard neuf, des méthodologies et techniques en évolution rapide. Ces entreprises seront adaptées à un monde qui retrouve sa dimension "organique" et non plus industrialisée.

Pour finir : Pourquoi le Design Sprint ?


La programmation, les timing ainsi que la durée de 5 jours ont été étudiés par l’expérience, via plus de 200 cas d’études dans le monde, pour tous types de sujets (surtout des sujets du numérique). C’est ainsi une base très solide, une structure de laquelle on peut extraire également des phases à adapter en ateliers plus ciblés.

De la vision abstraite d’une idée, de la définition des valeurs et de la connaissance des utilisateurs jusqu’au test concret grâce à la réalisation d’un prototype fidèle, le Design sprint couvre tout le développement initial ou de grosse révision d’un projet quelqu’il soit.

This article was updated on 22 septembre 2017